Les présentes conditions générales de vente sont systématiquement adressées à chaque client. Elles s’appliquent à toutes les commandes d’œuvre de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale. Toute commande passée à BENVOX emporte acceptation et adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions générales de vente. Aucune condition particulière telle que des mentions sur des bons de commande, des ordres de production par BENVOX ou encore des conditions générales d’achat du client, ne peut, sauf acceptation préalable et écrite de BENVOX, prévaloir sur l’application des présentes conditions ou s’appliquer concurremment avec les présentes conditions générales de vente. Ces présentes conditions générales de vente pourront être modifiées à tout moment par la BENVOX, sous réserve d’en informer préalablement le client, qui disposera d’un délai de 8 (huit) jours pour en refuser l’application aux commandes en cours.
Les présentes conditions générales de vente ont pour objet de définir les droits et obligations des parties lors de la vente de prestations réalisées par BENVOX dans le cadre de son activité commerciale.
Les prestations fournies par BENVOX consistent principalement en la production, la réalisation et la fourniture d’enregistrements et de créations audiovisuelles et graphiques.
Par «client», on entend l’annonceur, le mandataire ou la personne physique ou morale qui a commandé une production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale à BENVOX.
Par «commande», on entend le contrat de commande/devis de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale du client.
Par «contrat de commande», on entend l’ensemble des documents contractuels qui régiront les rapports de droit et d’obligation entre BENVOX et le client, c’est-à-dire les présentes conditions générales de vente, le devis spécifié établi par BENVOX et/ou l’ordre de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale.
Par «œuvre de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale», on désigne l’œuvre, l’objet du contrat réalisé par BENVOX, à la demande du client et sur la base des éléments techniques communiqués par ce dernier.
Par «élément technique», on entend les caractéristiques de l’œuvre de production audio, visuelle et/ou digitale fixées par le client et par BENVOX dans l’ordre de production, concernant, sans que cette liste soit limitative, la longueur de l’œuvre, le ton de voix, le texte, les images,…
Les tarifs et barèmes sont communiqués par BENVOX sur simple demande écrite. Il est difficile de fixer un prix sans tenir compte des besoins spécifiques de chaque client. BENVOX se réserve donc le droit de les modifier à tout moment. Les tarifs sont indiqués hors taxes. Les prix stipulés sur les devis sont valables 30 jours à partir de la date d’émission de celui-ci. Ceux-ci restent fermes et non révisables à la commande si celle-ci intervient durant ce délai, sous condition de la possible réalisation du projet au regard des délais demandés.
Les prestations à fournir sont celles clairement énoncées sur le devis. Ainsi, toute prestation non énoncée ne sera pas comprise et fera l’objet d’un devis complémentaire.
Chaque commande est personnelle au Client, en conséquence, elle ne peut être cédée ou transférée, même partiellement, sauf accord préalable écrit BENVOX.
Frais annexes : les déplacements nécessaires à la bonne réalisation du contrat pourront être facturés au Client, au même titre que les heures supplémentaires effectuées par les équipes nécessaires lors des enregistrements, l’hébergement ou autres achats et dépenses nécessaires à la production.
La validation du devis par le Client emporte acceptation des conditions générales de vente et fait office de bon de commande.
Lorsqu’une commande nécessite de lourds investissements en termes de temps et de moyen, un acompte de 30% du prix global des prestations peut être exigé à la commande sans aucune justification.
Les travaux ne débuteront que lorsque le devis, l’acompte de 30% payé quand il y a lieu, et les éléments documentaires, graphiques et textuels nécessaires à la bonne réalisation du contrat seront à la disposition de BENVOX.
Sauf accord écrit contraire, les factures de BENVOX sont établies en euros et s’entendent TVA comprise. Tous les frais de banque et de change relatifs au paiement de ladite facture qui seraient mis à charge de BENVOX seront refacturés au Client.
Toute facture est réputée acceptée à défaut de contestation précise communiquée à BENVOX par le Client par recommandé dans les 8 jours de la réception de la facture. Passé ce délai, les réclamations éventuelles du Client ne pourront plus être prises en considération par BENVOX. Le Client n’aura en aucun cas le droit de suspendre le paiement des montants dus ou d’opérer des déductions aux montants dus sauf accord expresse et écrit de BENVOX.
BENVOX s’engage à exécuter ses prestations dans un délai raisonnable. Ce délai pourra être mentionné sur le devis et/ou sur le bon de commande, ou convenu oralement et confirmé par email.
Si un délai de livraison est conventionnellement fixé, celui-ci sera automatiquement prolongé dès l’instant où un élément extérieur à BENVOX l’y oblige (modification de la commande initiale par le Client, non-réception ou envoi tardif des éléments nécessaires à l’exécution du travail, cas de force majeure, grève, rupture de machines, intempéries lors de tournage en extérieur, etc.)
BENVOX ne sera pas tenu responsable en cas d’interruption de l’exécution de la mission de son collaborateur pour des raisons qui ne lui sont pas imputables (maladie, accident, congés légaux). Toutefois BENVOX informera le Client de cette interruption dans les délais les plus brefs et dans le cas des congés légaux prévisibles et non fixes, prendra l’avis du Client avant de les accorder. Dans le cas de démission de son employé, collaborateur ou prestataire partenaire extérieur, BENVOX s’engage à procéder à son remplacement dans les meilleurs délais.
Pour permettre BENVOX de réaliser sa mission, le Client s’engage à établir un cahier des charges détaillé qui ne subira pas de modification, sauf accord des parties. Toute demande de modification impliquant un remaniement substantiel du cahier des charges initial sera considérée comme une prestation supplémentaire et fera si besoin l’objet d’un nouveau devis. Le travail effectué restera dû par le Client.
Pour chaque étape du projet, le Client s’engage à transmettre à BENVOX ses validations de manière claire et explicite, par l’envoi d’un e-mail ou d’un courrier daté et signé. Le défaut de validation ou de demande de modification des réalisations par le Client ne peut entraîner des reproches à BENVOX.
Le client s’engage à désigner une personne de contact ayant l’autorité nécessaire pour valider les productions visuelles, audiovisuelles et/ou digitales fournies par BENVOX. Cette personne est chargée d’approuver les productions visuelles, audiovisuelles et/ou digitales à chaque étape de leur réalisation. Tout retard dans l’obtention de l’approbation du client peut avoir des répercussions sur la date de livraison.
Toute demande de modification doit être faite par écrit, de manière claire et explicite.
Le devis/commande comprend 2 (deux) jeux de corrections simples, sans déstructuration du podcast ni changement conséquent. S’il y a dépassement du nombre de jeux de corrections, un coût supplémentaire au temps passé sera demandé avant toute modification supplémentaire.
Si cas particulier, dans ces jeux de corrections suite au premier envoi, les éventuelles modifications demandées par le client pendant l’exécution du travail sont hors normes ou demandent de tout revoir et ne tiennent pas compte du premier cahier des charges, un coût supplémentaire au temps passé sera indiqué au client avant d’effectuer lesdites modifications. BENVOX se réserve le droit de ne pas faire les modifications si le client n’accepte pas les coûts supplémentaires.
La qualité de l’enregistrement dépend de nombreux paramètres y compris l’acoustique de l’espace d’enregistrement, dont la qualité est indépendante de la volonté de BENVOX. Le Client ne peut imputer la faute à BENVOX et exiger d’effectuer un nouvel enregistrement sauf circonstances exceptionnelles. BENVOX se réserve le droit d’accéder ou non à la demande, auquel cas une nouvelle session d’enregistrement sera proposée sans frais supplémentaires.
Le client dispose d’un délai maximum de 8 (huit) jours à compter de la réception des productions visuelles, audiovisuelles et/ou digitales pour communiquer par écrit d’éventuelles objections spécifiques. Passé ce délai, le travail est considéré comme définitivement accepté. En l’absence d’objections spécifiques, BENVOX considère l’approbation du client comme acquise.
La livraison des productions (podcast, visuels, texte, … ) peut se faire par email, via un serveur FTP ou au siège de BENVOX.
Sauf stipulation écrite contraire, le Client supporte les frais de transport et se voit transférer les risques dès la prise en charge des marchandises par le transporteur. Nonobstant cette prise en charge des risques, les marchandises ne deviennent propriété du Client qu’après paiement intégral de leur prix.
En cas d’annulation par le Client, l’acompte versé sera conservé, même si l’annulation a lieu entre le jour de la signature du contrat et le début de la production, au motif des réservations et frais engagés. (Dans le cas de force majeure, le remboursement est soumis à l’appréciation de BENVOX).
En cas de rupture du contrat avant son terme par le Client, celui-ci s’engage formellement à régulariser et rétribuer les montants relatifs au calendrier en cours, aux activités réalisées ou en cours de réalisation, ainsi qu’aux services complémentaires effectués. BENVOX se réserve le droit de facturer la totalité de la commande inscrit sur le devis signé.
BENVOX se réserve le droit, en toutes circonstances, de procéder à l’annulation de tout ou partie de la commande pour cause de contrariété à l’ordre public ou aux bonnes mœurs ou à toute disposition légale et réglementaire. Dans ce contexte, l’annulation sera considérée comme une demande de résiliation et entraînera les mêmes droits y afférents.
BENVOX se réserve également le droit de ne pas exécuter la présente commande ou de ne l’exécuter que partiellement en cas d’absence de paiement intégral d’une facture venue à échéance, de faillite ou insolvabilité notoire du Client.
En cas d’annulation de l’abonnement par le Client, le podcast concerné par cette résiliation ne pourra plus être hébergé aux frais de BENVOX. BENVOX s’engage à transférer la totalité des productions concernées du Client vers un compte privé sur la plateforme Ausha, Acast ou vers un site au choix du Client dans la mesure du possible. BENVOX ne pourra être tenu responsable en cas de défaut de transfert vers le site web ou la plateforme podcast choisie par le Client. Le Client assumera également les frais d’hébergement de celle-ci.
Le Client possède tous les pouvoirs et la capacité nécessaires pour conclure le contrat, pour exécuter ses obligations en résultant et pour effectuer les opérations qui y sont prévues ; le représentant du Client signant le contrat au nom du Client a tous pouvoirs pour engager ce dernier.
La conclusion du contrat par le Client ou l’exécution de ses obligations à ce titre, ne contrevient à aucune loi ou autre obligation à laquelle le Client est soumis.
Le Client déclare ne pas être en état de cessation de paiements et ne faire l’objet d’aucune procédure de redressement judiciaire ni de liquidation judiciaire au titre des lois applicables. Le Client dispose des fonds nécessaires pour procéder aux opérations prévues dans le contrat conformément à ses termes.
En cas de communication d’éléments musicaux par le client, ce dernier s’engage à fournir à BENVOX un relevé des œuvres susceptibles de donner lieu à la perception de droits lors de la diffusion. Le client fera son affaire personnelle de l’acquisition de tous les droits de reproduction, d’adaptation, de diffusion, de représentation, de tous les droits de propriété littéraire et artistique quels qu’ils soient ainsi que de tous les droits de propriété industrielle concernant tous les éléments techniques (y compris les signes distinctifs, les œuvres plastiques et/ou sonores) et plus généralement concernant l’œuvre de production sonore. Le client garantit BENVOX contre tout recours, quel qu’il soit, émanant de tout tiers, à quelque titre que ce soit, de la réalisation et/ou de la diffusion de l’œuvre de production sonore. BENVOX dégage toute responsabilité à ce titre. En tout état de cause, BENVOX se réserve le droit de refuser tout élément technique communiqué par le client.
Le Client est exclusivement responsable de la qualité et du contenu qu’il fournisse à BENVOX, qui décline toute responsabilité en ce qui concerne les frais ou dommages matériels/corporels qui pourraient être occasionnés par la mise en œuvre, l’utilisation et la diffusion des productions enregistrées par BENVOX et livrées au Client.
Le Client s’engage à fournir à BENVOX des données loyales, de qualité et conformes à la législation en vigueur relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il s’engage à prévenir BENVOX de tout changement concernant les données fournies et sera seul responsable des éventuels dysfonctionnements qui pourraient résulter d’informations erronées. Le Client doit maintenir une adresse e-mail et une adresse postale valides
établir un cahier des charges détaillé qui ne subira pas de modification, sauf accord des parties ; fournir tous les éléments documentaires, graphiques et textuels nécessaires à la bonne réalisation du contrat ; disposer des droits nécessaires sur les éléments fournis à BENVOX dans le cadre de la réalisation de sa mission; être un interlocuteur actif afin de permettre une création ou une production dans les meilleurs délais
Le Client garantit BENVOX contre toute revendication éventuelle de tiers à la suite de tels virus ou autres éléments électroniques corrompus.
En aucun cas, BENVOX ne pourra être tenu responsable de la perte ou de la détérioration des fichiers, des supports magnétiques, optiques, ou autres. BENVOX décline toute responsabilité quant à la qualité des transferts de fichiers via n’importe quel moyen de transfert de données. BENVOX décline aussi toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration des compositions, maquettes, photos, et productions audio et visuelles.
BENVOX s’engage à respecter le contenu du Client de manière neutre et responsable sous réserve que ce contenu contient des propos à caractère raciste, xénophobe, homophobe, sexistes ou discriminatoires de quelque manière que ce soit. BENVOX informera le client en cas de conflit de conscience qui justifierait la modification ou la suppression du contenu problématique.
BENVOX s’engage à informer le Client de l’avancée de la réalisation du projet, et ce notamment au travers de validations soumises au Client.
BENVOX ne peut être tenu responsable des erreurs dues à des informations incorrectes, incomplètes ou non remise à temps par le Client.
BENVOX est uniquement soumis à une obligation de moyens afin d’exécuter convenablement le travail défini ou la livraison prévue et ne sera en aucun cas soumis à une obligation de résultat.
BENVOX fait les déclarations suivantes qui sont exactes à la date de la signature des présentes conditions générales et qui seront exactes à la date de la réalisation.
BENVOX a mis à disposition du Client toutes les informations utiles à la bonne conduite du présent contrat notamment des documents de nature juridique et technique.
BENVOX confirme que toutes les informations transmises au Client dans le cadre de leur relation ont été préparées de bonne foi, et reflète avec sincérité et fidélité la situation de BENVOX.
Sauf délai de paiement clairement convenu par accord entre les deux parties et figurant sur la facture, le règlement de la facture s’effectue à la date de livraison ou au plus tard au trentième (30) jour du mois suivant la facturation.
En cas de retard de paiement, des pénalités seront exigibles sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire, conformément à la loi. Ainsi, en cas de non-paiement à l’échéance, sera appliquée une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.
En cas de retard de paiement, une pénalité fixée à 15% du montant total de la facture, par mois de retard entamé, est exigible sans rappel le jour suivant la date limite de règlement.
En outre, le défaut de règlement de toute facture, après rappel par recommandé avec accusé de réception de la part de BENVOX, dans les quinze jours, entraînera une mise en demeure avec injonction de payer. En cas de défaut de règlement de cette dernière mise en demeure, la facture sera transmise au Tribunal de la juridiction concernée conformément au droit belge.
De même, BENVOX se réserve le droit, sans aucun avertissement préalable, en cas de non-paiement dans les 30 jours de l’échéance de la facture, de supprimer l’accès et/ou de stopper la diffusion de toutes créations réalisées par BENVOX au profit du client, que celles-ci soient ou non en rapport avec la ou les commandes impayées et de suspendre ou d’ajourner l’exécution de ses obligations jusqu’au remboursement de l’intégralité des montants dus y compris les indemnités et les intérêts de retard, sans aucun recours possible du client.
L’exploitation d’une création réalisée par BENVOX, sans que la totalité de son règlement n’ait été effectuée, constitue une violation des droits d’auteur.
Selon le Code de la propriété intellectuelle, le droit moral d’une création est attaché à son créateur de manière perpétuelle et imprescriptible. De ce fait, ne seront cédés au Client que les droits de reproduction et de représentation, après paiement de l’ensemble des factures.
Il est également rappelé que toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit, est illicite et punie selon les lois relatives au délit de contrefaçon.
La totalité de la production et des droits de reproduction et de représentation s’y rapportant, objet de la commande, demeure la propriété entière et exclusive de BENVOX tant que les factures émises par lui ne sont pas payées en totalité par le Client, à concurrence du montant global de la commande et des avenants éventuels conclus, en cours de prestation.
De façon corollaire, le Client deviendra propriétaire de fait de la production et des droits cédés à compter du règlement final et soldant de toutes les factures émises par BENVOX dans le cadre de la commande. Conformément aux normes en vigueur, la cession des droits d’auteurs représentent jusqu’à 30 % du montant facturé dans le cadre de la commande sauf stipulation contraire dans une convention entre le Client et Benvox.
Le client s’engage à ne pas diffuser ou à faire diffuser l’œuvre de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale en dehors du territoire strictement défini dans l’ordre de production.
Le client s’engage à exploiter l’œuvre de production visuelle, audiovisuelle et/ou digitale conformément aux droits de représentation et de destination qui lui ont été consentis par BENVOX. En cas d’exploitation non conforme au contrat, BENVOX se réserve le droit d’ajuster ses tarifs en conséquence et d’adresser la facturation complémentaire au client.
Sauf mention contraire figurant sur le devis, les fichiers de production, les sources et les rushs restent la propriété de BENVOX. Seul le produit fini sera adressé au Client. A défaut d’une telle mention, et si le Client désire avoir les sources des documents, un avenant à ce présent document devra être demandé et fera l’objet d’une facturation complémentaire.
Il faut rappeler qu’une idée proposée par le Client ne constitue pas, en soi, une création et n’est pas soumise à droit d’auteur.
Si, pour quelque raison que ce soit, BENVOX n’était pas ou plus en mesure d’assurer la livraison de la commande du Client, il pourra être décidé de céder ou de sous-traiter tout ou partie de la prestation. BENVOX s’engage à en informer le Client.
Dans le cas de sous-traitance usuelle auprès de divers prestataires (location de matériel, enregistrement audio en studio, etc.) il est entendu que la production reste sous la responsabilité finale de la société BENVOX et engage sa responsabilité vis-à-vis du Client.
Les rushs exploités sont gardés un (1) an après livraison du projet au Client. Les rushs restent la propriété entière et exclusive de BENVOX. Durant ce délai, le Client peut demander à BENVOX l’intégralité des rushs. BENVOX pourra établir le devis correspondant à la cession de propriété au bénéfice du Client.
Les rushs non exploités sont, quant à eux, détruits à validation du projet, sauf demande expresse et préalable du Client.
BENVOX se réserve le droit de mentionner les réalisations effectuées pour le compte de son Client ou du donneur d’ordres du client sur des documents de communication externe et de publicité (site internet, portfolio, etc.) et lors de démarchages de prospection commerciale.
La mise en ligne sur le site internet de BENVOX officiel, ainsi que sur les comptes de BENVOX sur les divers sites de diffusion et réseaux sociaux, des réalisations effectuées par BENVOX pour le client est acceptée de fait par celui-ci, et ceci dès lors que le client a sollicité les services de BENVOX.
Sauf mention contraire explicite du Client, BENVOX se réserve la possibilité d’inclure dans la réalisation une mention commerciale indiquant clairement sa contribution, telle la mention « Réalisé par BENVOX », assortie lorsque le support le permet d’un lien hypertexte pointant vers le site commercial de son activité, ou son logo.
En cas de refus, le Client doit adresser à BENVOX un courrier recommandé avec accusé de réception motivant son refus de diffusion. La diffusion des images, audio, et production en tout genre, est seulement à but promotionnel, publicitaire et non lucratif.
Les parties ne peuvent être considérées comme responsables ou ayant failli à leurs obligations contractuelles lorsque le défaut d’exécution des obligations respectives a pour origine la force majeur. Le contrat est alors suspendu jusqu’à l’extinction des causes ayant engendré la force majeure.
La force majeure s’entend de tous faits ou circonstances irrésistibles, extérieurs aux parties, imprévisibles et indépendants de la volonté des parties.
BENVOX ne peut être tenu pour responsable en cas de dysfonctionnement du matériel lorsqu’il a été expertisé que ce dysfonctionnement a pour origine la force majeure.
Si le Client fournit des données à caractère personnel à BENVOX, il se porte garant du respect de la réglementation en vigueur sur la protection de la vie privée en ce qui concerne ces données.
La fourniture de ces données à BENVOX en vue d’un traitement est autorisée en vertu de cette réglementation. Le Client s’engage à prendre en charge tous les frais, y compris les frais de justice qui découleraient d’une plainte liée au non-respect par le Client de la loi et du tribunal encadrant le contrat sur la protection des données personnelles. Avant toute fourniture par BENVOX des données visées, le Client informera BENVOX
de la finalité pour laquelle les données fournies seront utilisées
BENVOX n’est pas tenu de fournir au Client des données concernant des personnes dont BENVOX sait ou peut présumer qu’elles sont opposées à la fourniture des données les concernant et en particulier des personnes inscrites dans une liste Robinson. Le client s’abstiendra d’utiliser ce type de données
Si, en vertu de la loi relative à la protection des données à caractère personnel, le Client communique à une personne concernée l’origine de ses données à caractère personnel et
indique à cet égard que ces données ont été fournies par BENVOX , il devra en informer immédiatement BENVOX et préciser quelles informations ont été données à la personne concernée.
Le Client ne fournira ces informations qu’après avoir déterminé avec certitude que la demande provient effectivement de la personne concernée.
Le Client exécutera immédiatement toute demande de modification, de protection ou de suppression de données à caractère personnel mises à disposition par BENVOX, dans la
mesure où il aura déterminé avec certitude que cette demande provient effectivement de la personne concernée. Le Client informera immédiatement BENVOX et d’éventuels tiers qui disposent également des données en question au sujet de telles demandes et des mesures prises à cet égard.
Les présentes conditions générales de vente et les opérations d’achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit belge. Tout différend lié à l’interprétation, l’exécution ou la validité du présent contrat sera soumis à la compétence exclusive du tribunal de commerce de la juridiction de domiciliation de BENVOX.
Tout litige entre les parties sera exclusivement réglé par le droit belge, quels que soient le lieu de formation ou de l’exécution des contrats, conventions, la nationalité ou le lien de l’établissement du Client.
These general terms and conditions of sale are systematically sent to each client and apply to all orders for visual, audiovisual, and/or digital production works from BENVOX. Placing an order with BENVOX implies full and unconditional acceptance of these general terms and conditions of sale. No specific conditions, such as mentions on purchase orders, production orders by BENVOX, or the client’s general terms of purchase, can prevail over or be applied concurrently with these general terms and conditions of sale unless previously and in writing accepted by BENVOX. These general terms and conditions of sale may be modified at any time by BENVOX, with prior notification to the client, who will have a period of 8 (eight) days to refuse their application to ongoing orders.
Article 1: Purpose of the Contract
These general terms and conditions of sale aim to define the rights and obligations of the parties in the sale of services provided by BENVOX in the scope of its business activities.
The services provided by BENVOX mainly include the production, realization, and delivery of audiovisual, images, recordings and designs.
– “Client” refers to the advertiser, the representative, or the natural or legal person who has ordered a visual, audiovisual, and/or digital production from BENVOX.
– “Order” refers to the contract/order/quotation for visual, audiovisual, and/or digital production from the client.
– “Contract” refers to all contractual documents governing the legal and obligational relationship between BENVOX and the client, namely these general terms and conditions of sale, the specified quote provided by BENVOX, and/or the visual, audiovisual, and/or digital production order.
-“visual, audiovisual, and/or digital production work” designates the work, the subject of the contract carried out by BENVOX, at the client’s request and based on the technical elements communicated by the client.
– “technical element” is understood as the characteristics of the audio, visual, and/or digital production work specified by the client and BENVOX in the production order. This includes, without limitation, the length of the work, tone of voice, text, images, and other relevant aspects.
Rates and scales are communicated by BENVOX upon written request. It is challenging to set a price without considering the specific needs of each client. Therefore, BENVOX reserves the right to modify them at any time. The rates are indicated excluding taxes. The prices stated on the quotes are valid for 30 days from the date of issue. They remain firm and non-revisable upon order if it occurs within this period, subject to the possible realization of the project within the requested deadlines.
The services to be provided are those clearly stated on the quote. Any service not mentioned will not be included and will be the subject of an additional quote.
Each order is personal to the client and cannot be assigned or transferred, even partially, without prior written agreement from BENVOX.
Ancillary costs, such as necessary travel for the proper execution of the contract, may be invoiced to the client, along with any additional hours worked by the teams during recordings, accommodation, or other purchases and expenses necessary for production.
The validation of the quote by the client implies acceptance of the general terms and conditions of sale and serves as a purchase order.
When an order requires substantial investments in terms of time and resources, an advance payment of 30% of the total price of the services may be requested upon order without any justification.
Work will only commence when the quote, the 30% advance payment (when applicable), and the documentary, graphic, and textual elements necessary for the proper execution of the contract are available to BENVOX.
Unless otherwise agreed in writing, BENVOX’s invoices are in euros and include VAT. All bank and exchange fees related to the payment of the invoice that are borne by BENVOX will be invoiced to the client.
Any invoice is deemed accepted in the absence of specific objections communicated to BENVOX by the client by registered mail within 8 days of receiving the invoice. After this period, any possible client complaints will not be considered by BENVOX. Under no circumstances does the client have the right to suspend payment or make deductions from the amounts due unless expressly and in writing agreed upon by BENVOX.
BENVOX undertakes to execute its services within a reasonable time. This period may be mentioned in the quote and/or on the purchase order or agreed orally and confirmed by email.
If a delivery period is conventionally fixed, it will be automatically extended if an external factor forces BENVOX to do so (modification of the initial order by the client, non-reception or late sending of the elements necessary for the execution of the work, force majeure, strike, machine breakdown, weather conditions during outdoor shooting, etc.).
BENVOX will not be held responsible for the interruption of the execution of its employee’s mission for reasons not attributable to BENVOX (illness, accident, legal leave). However, BENVOX will inform the client of this interruption as soon as possible and, in the case of predictable and non-fixed legal leave, will seek the client’s opinion before granting it. In the event of resignation by its employee, collaborator, or external partner provider, BENVOX undertakes to replace them as soon as possible.
To enable BENVOX to carry out its mission, the client undertakes to establish a detailed specification document that will not be modified unless agreed upon by both parties.
For each stage of the project, the Client commits to providing BENVOX with clear and explicit approvals by sending a dated and signed email or letter. The absence of approval or a request for modifications from the Client cannot be grounds for reproach against BENVOX. The initially planned timelines include a client response time of 24 hours. If this timeframe is not adhered to, the delivery may be delayed by a period at least double the time taken by the client to respond
Any request for modifications must be submitted in writing, clearly and explicitly. The estimate includes 2 (two) rounds of simple revisions, without restructuring the podcast or making significant changes. If the number of revision rounds exceeds the agreed-upon limit, an additional cost based on time spent will be invoiced before any further modifications.
In the specific case where, during these revision rounds following the initial submission, any client-requested modifications deviate from the standard or necessitate a comprehensive review, disregarding the initial specifications, an additional cost based on time spent will be communicated to the client before implementing said modifications. BENVOX reserves the right not to proceed with the modifications if the client does not accept the additional costs.
The recording quality depends on various factors, including the acoustics of the recording space, the quality of which is beyond BENVOX’s control. The Client cannot attribute blame to BENVOX and demand a new recording unless under exceptional circumstances. BENVOX reserves the right to accept or decline the request, in which case a new recording session will be proposed at no extra cost.
The client undertakes to designate a contact person who has the authority to validate the visual, audiovisual, and/or digital productions provided by BENVOX. This person is responsible for approving the visual, audiovisual, and/or digital productions at each stage of their execution. Any delay in obtaining the client’s approval may impact the delivery date.
The client has a maximum of 8 (eight) days from the reception of the visual, audiovisual, and/or digital productions to communicate in writing any specific objections. After this period, the work is considered definitively accepted. In the absence of specific objections, BENVOX considers the client’s approval as acquired.
Article 4.4: Delivery
The delivery of productions (podcasts, visuals, text, etc.) can be done via email, through an FTP server, or at BENVOX’s headquarters. Unless otherwise specified in writing, the Client bears the transport costs and assumes the risks upon the goods being taken over by the carrier. Notwithstanding this assumption of risks, the goods only become the property of the Client after the full payment of their price.
In case of cancellation by the Client, the deposit paid will be retained, even if the cancellation occurs between the signing of the contract and the start of production, due to reservations and expenses incurred. (In the case of force majeure, the refund is subject to BENVOX’s discretion).
In the event of premature termination of the contract by the Client, the Client expressly undertakes to settle and remunerate the amounts related to the current schedule, activities completed or in progress, as well as additional services performed. BENVOX reserves the right to invoice the entire order specified in the signed quote.
BENVOX reserves the right, in all circumstances, to cancel all or part of the order due to contravention of public order or morality or any legal and regulatory provision. In this context, the cancellation will be considered as a request for termination and will entail the same rights thereto.
BENVOX also reserves the right not to execute this order or to execute it only partially in case of non-full payment of an overdue invoice, bankruptcy, or notorious insolvency of the Client.
Article 4.6: Subscription Cancellation
In the event of the subscription being canceled by the Client, the podcast concerned by this termination can no longer be hosted at BENVOX’s expense. BENVOX undertakes to transfer all relevant productions from the Client to a private account on the Ausha or Acast platform or to a site of the Client’s choice, as far as possible. BENVOX cannot be held responsible for any failure to transfer to the website or podcast platform chosen by the Client. The Client will also bear the hosting costs thereof.
Article 5: Client Warranty and Liability
5.1 The Client is duly constituted and validly registered in accordance with Belgian laws. The Client possesses all the powers and capacity necessary to enter into the contract, perform its resulting obligations, and carry out the operations provided therein; the Client’s representative signing the contract on behalf of the Client has all the authority to bind the latter. The contract’s conclusion or the performance of its obligations does not contravene any law or other obligation to which the Client is subject. The Client declares not to be in a state of insolvency and not to be subject to any judicial reorganization or liquidation proceedings under applicable laws. The Client has the necessary funds to carry out the operations specified in the contract in accordance with its terms.
5.2 The client is solely responsible for the content of the visual, audiovisual, and/or digital production ordered from BENVOX. In case of the client providing musical elements, the client undertakes to provide BENVOX with a list of works liable to generate rights during broadcasting. The client will personally handle the acquisition of all reproduction, adaptation, broadcasting, representation, literary and artistic property rights, as well as all industrial property rights concerning all technical elements (including distinctive signs, plastic and/or sound works), and more generally concerning the sound production work. The client guarantees BENVOX against any claims, of any kind whatsoever, arising from any third party, related to the creation and/or broadcasting of the sound production work. BENVOX disclaims all liability in this regard. In any case, BENVOX reserves the right to reject any technical element communicated by the client.
5.3 The information provided by the Client is under its sole responsibility. The Client is exclusively responsible for the quality and content it provides to BENVOX, which disclaims any liability for expenses or material/bodily damages that may be caused by the implementation, use, and dissemination of productions recorded by BENVOX and delivered to the Client. The Client undertakes to provide BENVOX with fair, quality data in compliance with the current legislation on computing, files, and freedoms. The Client undertakes to inform BENVOX of any changes to the provided data and will be solely responsible for any malfunctions resulting from incorrect information. The Client must maintain a valid email address and postal address.
5.4 To enable BENVOX to fulfill its mission under the best conditions, the Client undertakes to: establish a detailed specifications document that will not undergo modification unless agreed upon by both parties; provide all documentary, graphic, and textual elements necessary for the successful completion of the contract; hold the necessary rights over the elements provided to BENVOX in the course of its mission; be an active interlocutor to facilitate timely creation or production.
5.5 The Client guarantees BENVOX for any direct or indirect damage caused to the installations of BENVOX or its subcontractors by defects and viruses present in the material transmitted to BENVOX. The Client guarantees BENVOX against any possible claims from third parties following such viruses or other corrupted electronic elements. In no case can BENVOX be held responsible for the loss or deterioration of files, magnetic, optical, or other media. BENVOX disclaims any responsibility for the quality of file transfers via any data transfer means. BENVOX also disclaims any responsibility in case of loss, theft, or deterioration of compositions, drafts, photos, and audio and visual productions.
5.6 Unless explicitly stated otherwise in a written agreement signed by both parties, hosting, maintenance, and modification expenses are the responsibility of the Client. BENVOX cannot be held responsible for any malfunctions and technical issues related to the hosting service offered to the Client or chosen by the Client.
Article 6: BENVOX
BENVOX undertakes to respect the Client’s content in a neutral and responsible manner, provided that the content does not contain racist, xenophobic, homophobic, sexist, or discriminatory statements in any way. BENVOX will inform the client in case of a conscientious conflict that justifies the modification or removal of problematic content.
BENVOX commits to keeping the Client informed about the progress of the project, notably through validations submitted to the Client. BENVOX cannot be held responsible for errors resulting from incorrect, incomplete, or untimely information provided by the Client.
BENVOX is solely bound by an obligation of means to properly execute the defined work or the planned delivery and will in no case be subject to an obligation of results.
BENVOX makes the following statements, which are accurate as of the date of the signing of these general conditions and will be accurate as of the completion date. BENVOX has provided the Client with all relevant information for the proper conduct of this contract, including legal and technical documents.
BENVOX confirms that all information transmitted to the Client in the course of their relationship has been prepared in good faith and sincerely reflects the situation of BENVOX.
Invoices are payable to BENVOX’s bank account as mentioned on the invoice.
Unless a payment deadline is explicitly agreed upon by both parties and stated on the invoice, payment of the invoice is due on the delivery date or no later than the thirtieth (30th) day of the month following the invoicing.
In the event of late payment, penalties will be applicable without the need for any reminder, in accordance with the law. Thus, in case of non-payment by the due date, a flat-rate indemnity of €40 for collection costs will be applied.
In case of late payment, a penalty set at 15% of the total invoice amount, for each month of delay commenced, is due without reminder the day following the deadline. Furthermore, the failure to settle any invoice, after a reminder by registered letter with acknowledgment of receipt from BENVOX within fifteen days, will result in a formal notice with an injunction to pay. In the event of failure to settle this final notice, the invoice will be forwarded to the Tribunal of the relevant jurisdiction in accordance with Belgian law.
Similarly, BENVOX reserves the right, without any prior warning, in the case of non-payment within 30 days of the invoice due date, to revoke access and/or cease the broadcasting of all creations produced by BENVOX for the client, whether or not they are related to the unpaid order(s), and to suspend or postpone the execution of its obligations until the full reimbursement of all amounts due, including indemnities and late payment interest, with no recourse available to the client.
Exploiting a creation produced by BENVOX without full payment constitutes a violation of copyright.
Article 7.3: Collection Costs
Any costs incurred by BENVOX in the recovery of unpaid amounts, including legal and judicial fees, are the responsibility of the client.
Article 8: Ownership of the Work
According to the Intellectual Property Code, the moral rights of a creation are perpetually and inalienably attached to its creator. Therefore, the Client will only be granted reproduction and representation rights after payment of all invoices.
It is also reminded that any unauthorized full or partial representation or reproduction, without the consent of the author or their successors, is unlawful and punishable under laws relating to the offense of counterfeiting.
The entirety of the production and the related reproduction and representation rights, the subject of the order, remains the entire and exclusive property of BENVOX until all invoices issued by them are fully paid by the Client, up to the total amount of the order and any amendments made during the provision of services.
As a corollary, the Client will become the de facto owner of the production and rights transferred upon the final settlement of all invoices issued by BENVOX within the framework of the order. In accordance with applicable standards, the transfer of copyright represents up to 30% of the invoiced amount within the scope of the order.
The client undertakes not to broadcast or have the visual, audiovisual, and/or digital production disseminated outside the territory strictly defined in the production order.
The client undertakes to exploit the visual, audiovisual, and/or digital production in accordance with the rights of representation and purpose granted by BENVOX. In the event of non-compliant exploitation, BENVOX reserves the right to adjust its fees accordingly and send an additional invoice to the client.
Unless otherwise stated on the estimate, production files, sources, and rushes remain the property of BENVOX. Only the finished product will be provided to the Client. In the absence of such a mention, and if the Client wishes to have access to the source documents, an amendment to this document must be requested and will be subject to additional billing.
It should be noted that an idea proposed by the Client does not, in itself, constitute a creation and is not subject to copyright.
Article 9: Assignment and Subcontracting
If, for any reason, BENVOX is unable or no longer able to fulfill the Client’s order, it may be decided to assign or subcontract all or part of the service. BENVOX undertakes to inform the Client of such a situation.
In the case of customary subcontracting with various service providers (equipment rental, studio audio recording, etc.), it is understood that the production remains under the final responsibility of the company BENVOX and incurs its liability towards the Client.
Article 10: Preservation of Rushes
The exploited rushes are kept for one (1) year after the project delivery to the Client. The rushes remain the entire and exclusive property of BENVOX. During this period, the Client may request the entirety of the rushes from BENVOX, who will provide a corresponding quote for the transfer of ownership to the Client.
Unused rushes, on the other hand, are destroyed upon project validation unless expressly requested by the Client before that point.
Article 11: Copyright and Commercial Mention
BENVOX reserves the right to mention the work carried out on behalf of its Client or the client’s principal on external communication and advertising documents (website, portfolio, etc.) and during commercial prospecting efforts.
The online publication of the work performed by BENVOX for the client on the official BENVOX website, as well as on BENVOX’s accounts on various distribution sites and social networks, is accepted by the client, provided that the client has sought the services of BENVOX.
Unless explicitly stated otherwise by the Client, BENVOX reserves the option to include a commercial mention in the work, clearly indicating its contribution, such as the statement “Produced by BENVOX,” accompanied, when feasible, by a hyperlink pointing to its commercial website or its logo.
In case of refusal, the Client must send BENVOX a registered letter with acknowledgment of receipt, stating the reasons for refusing dissemination. The dissemination of images, audio, and productions of any kind is solely for promotional, advertising, and non-profit purposes.
Article 12: Force Majeure
The parties cannot be considered liable or in breach of their contractual obligations when the failure to fulfill their respective obligations is due to force majeure. The contract is then suspended until the causes of force majeure cease.
Force majeure refers to all irresistible, external, unforeseeable, and independent circumstances beyond the parties’ control.
BENVOX cannot be held responsible for equipment malfunctions when it has been established that the malfunction is due to force majeure.
Article 13: Privacy Protection
If the Client provides personal data to BENVOX, the Client guarantees compliance with the current regulations on privacy protection regarding these data.
The provision of this data to BENVOX for processing is authorized under this regulation. The Client undertakes to bear all costs, including legal fees, resulting from a complaint related to the Client’s non-compliance with the law and the court governing the contract on the protection of personal data. Before BENVOX provides the specified data, the Client will inform BENVOX of the purpose for which the provided data will be used.
BENVOX is not obligated to provide the Client with data about individuals of whom BENVOX knows or can presume that they are opposed to the provision of their data, especially those listed in a Robinson list. The client will refrain from using such data.
If, under the law on the protection of personal data, the Client communicates to an individual the origin of their personal data and indicates that these data have been provided by BENVOX, the Client must immediately inform BENVOX and specify which information has been given to the individual concerned.
The Client will provide this information only after determining with certainty that the request actually comes from the individual concerned.
The Client will immediately execute any request for modification, protection, or deletion of personal data made available by BENVOX, to the extent that the Client has determined with certainty that this request actually comes from the individual concerned. The Client will immediately inform BENVOX and any third parties who also have the relevant data about such requests and the measures taken in this regard.
Article 14: Applicable Law
These general terms and conditions of sale and the purchase and sale transactions arising from them are governed by Belgian law. Any dispute related to the interpretation, execution, or validity of this contract will be submitted to the exclusive jurisdiction of the commercial court of BENVOX’s domicile.
Any dispute between the parties will be exclusively settled under Belgian law, regardless of the place of formation or execution of contracts, agreements, the nationality, or the establishment of the Client.
Any amendment to these general terms and conditions of sale must be made in writing and signed by both parties.
Any tolerance or waiver by one of the parties in the application of all or part of the commitments provided for in these general terms and conditions of sale cannot constitute a modification of these commitments.
If any provision of these general terms and conditions of sale is declared void or unenforceable, the other provisions will remain in force.
These general terms and conditions of sale are drafted in English. In case of dispute or inconsistency between the French version and any translation of these general terms and conditions of sale into another language, the French version will prevail.
By placing an order, the client acknowledges having read and accepted these general terms and conditions of sale.